Kaidah Pengiriman Email dalam Komunikasi Bisnis
Email Marketing

5 Kaidah Pengiriman Email dalam Komunikasi Bisnis, Yuk Dicoba!

Kemajuan teknologi yang kian pesat memungkinkan manusia menjalankan aktifitas dengan lebih gampang dan cepat. Tidak hanya soal pekerjaan, teknologi juga mempermudah urusan-urusan sederhana, seperti berkomunikasi. Apalagi di era internet seperti sekarang, dimana aplikasi-aplikasi chatting dan sosial media banyak bermunculan. Kehadiran mereka membuat orang bisa mengobrol dengan lawan bicara yang tinggal beberapa ratus bahkan puluhan ribu kilometer jauhnya.

Sebelumnya telah dijelaskan mengenai cara transfer pulsa telkomsel, kali ini membahas mengenai kaidah pengiriman email. Kepentingan seseorang menggunakan media komunikasi pun bermacam-macam.

Tak cuma untuk membicarakan persoalan pribadi, tapi juga hal-hal yang sifatnya profesional, seperti bisnis. Selain sosial media, untuk urusan tersebut biasanya mereka memanfaatkan layanan email atau surel (surat elektronik). Sebab, di samping proses pengiriman dan penyampaiannya cepat, email menyediakan fitur-fitur yang tidak dimiliki platform lainnya.

Kaidah Pengiriman Email dalam Komunikasi Bisnis

Bagi yang telah merintis usaha sejak awal tahun 1990-an tentu ingat bahwa saat itu penggunaan email tengah menyebar luas dan membuat perubahan pada dunia bisnis. Hingga saat ini, email menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari rutinitas kerja seseorang. Bahkan, menurut penelitian yang dilakukan oleh IDC (International Data Corporation), seorang profesional umumnya menghabiskan 28% waktu kerja mereka guna membaca serta membalas surel.

Jika Anda juga menggunakan email untuk kepentingan bisnis, sebaiknya perhatikan kaidah-kaidah dalam mengirimkannya berikut:

A. Tulis Subyek dengan Jelas

Tulis Subyek dengan Jelas

Biasanya, seorang profesional menerima puluhan bahkan ratusan email setiap harinya. Jadi, apabila Anda mengirimkan surel, tentu akan bersaing dengan sejumlah surel lain.

Untuk menyiasatinya agar lekas dibaca, tuliskan subyek dengan jelas. Pastikan ihwal tersebut benar-benar menggambarkan keperluan Anda. Pakai kata-kata yang spesifik, misal “Lamaran Pekerjaan Staff Administrasi” atau “Penawaran Kerja Sama..”.

B. Salam Pembuka Harus Profesional

Salam Pembuka Harus Profesional

Walaupun Anda telah mengenal penerima dengan baik, hindari menggunakan sapaan, seperti “Hei” atau “What’s up men”. Karena itu membuat Anda terlihat kurang profesional.

Sebagai gantinya, Anda dapat memakai kata lain, misal “Hai”, “Halo” atau “Selamat pagi”. Jika ingin lebih formal, gunakan format “Kepada (nama penerima)”. Anda juga boleh menyebutkan nama pada salam pembuka, tapi jangan disingkat atau ditulis nicknamenya saja, kecuali diizinkan.

C. Hindari Menggunakan Humor

Hindari Menggunakan Humor

Terkadang humor tidak dapat tersampaikan dengan baik melalui media komunikasi. Sesuatu yang mungkin ketika dikatakan secara langsung lucu, bisa jadi disalahartikan oleh penerima sebagai sarkasme.

Apalagi saat mengirim email, Anda tidak bisa menunjukkan nada bicara dan ekspresi wajah. Daripada nantinya menyinggung penerima, sebaiknya tidak perlu menyisipkan candaan dalam komunikasi bisnis.

D. Sertakan Signature

Sertakan Signature

Setiap email resmi harus disertai signature yang menerangkan siapa dan bagaimana cara menghubungi Anda.

Oleh karenanya, atur supaya signature selalu muncul pada akhir email. Sertakan kontak penting, seperti alamat kantor, nomor telepon dan alamat email di dalamnya agar penerima tidak repot bila ingin mencari Anda.

E. Simpan Rahasia dengan Baik

Simpan Rahasia dengan Baik

Sangatlah mudah untuk membagikan surel kepada orang lain, secara sengaja maupun tidak. Jadi, jika Anda membutuhkan informasi yang bersifat personal atau rahasia, sebaiknya minta melalui media lain yang lebih privat, misalnya telepon. Biasakan juga untuk meminta izin sebelum mengirimkan dokumen yang sensitif, baik dalam wujud lampiran atau teks surel itu sendiri.

Email memang membuat pekerjaan seseorang menjadi lebih cepat dan efisien. Tapi, jangan lupa bahwa penggunaannya tidak boleh sembarangan. Ada kaidah dan norma sosial yang harus dipatuhi, terutama bila ditujukan untuk urusan bisnis. Hal itu dilakukan supaya penerima mendapat kesan bahwa Anda adalah orang yang profesional.

Suka banget jogging dan bermain bulu tangkis. Kalau soal makanan sih, paling suka mie ayam.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *